Istilah-istilah singkat yang biasa dipakai dalam process export dan import

Shipper : Shipper adalah Exporteer atau si Pengirim barang. Nama dan alamat lengkap Shipper harus tertulis jelas didalam dokumen2 seperti : Bill Of Lading, Packing List, Commercial Invoice, COO, PEB (Pemberitahuan Export Barang), PIB (Pemberitahuan Import Barang ketika Importir mengurus proses pengeluaran barang dari Pelabuhan).

Consignee : Consignee adalah Importeer atau si Penerima barang. Nama dan alamat lengkap Consignee harus tertulis jelas didalam dokumen2 seperti : Bill Of Lading, Packing List, Commercial Invoice, COO, PEB (Pemberitahuan Export Barang), PIB (Pemberitahuan Import Barang ketika Importir mengurus proses pengeluaran barang dari Pelabuhan).

Notify Party : Notify Party adalah pihak kedua setelah Consignee yang berhak untuk di beritahu tentang adanya suatu pengiriman dan penerimaan barang export / import. Dalam prakteknya, Nama dan Alamat Notify Party ini sama dengan nama dan Alamat Consignee. Tetapi ini semua tergantung dari perjanjian awal antara pihak Shipper dan Importeer. Nama dan alamat lengkap Notify Party harus tertulis jelas didalam dokumen2 seperti : Bill Of Lading, Packing List, Commercial Invoice, COO. Atau jika Notify Part sama dengan Consignee maka cukup ditulis SAME AS CONSIGNEE.

Shipping Mark & Number : Shipping Marks & Number adalah jumlah carton dan tanda pengiriman yang tercantum di kemasan barang. Data Shipping Marks & Number ini tercantum didalam Packing List dan Bill Of Lading.

Description of Goods : Adalah perincian barang. Description of Goods ini terdapat didalam Packing List (Lengkap) dan Bill Of Lading. Hanya saja penulisan data Description of Goods pada Bill Of Lading lebih sederhana atau hanya garis besarnya saja. Misalnya, didalam Packing List tertulis 2 drum minyak tanah, 5 jerigen bensin, 10 kalen g oli bekas. Maka pada Bill Of Lading cukup ditulis 17 Packages (total kemasan) of minyak tanah, bensin and oli bekas.

G.W. : G.W. adalah singkatan dari Gross Weight. Yaitu berat kotor dari berat kemasan dan berat barang itu sendiri. Contoh berat barang itu 2 Kgs dan berat kemasannya 0.5 Kgs maka G.W. : 2.5 Kgs

N.W. : N.W. adalah singkatan dari Net Weight / berat bersih yaitu berat barang sebelum di kemas.

LCL : Less than Container Loaded yaitu jenis pengiriman barang tanpa menggunakan container dengan kata lain parsial. Jika kita menggunakan jenis pengiriman LCL, maka barang yang kita kirim itu ditujukan ke Gudang penumpukan dari shipping agent. Lalu dari pihak Gudang tersebut akan mengumpulkan barang2 kiriman LCL lain hingga memenuhi quota untuk di loading / di muat ke dalam container.

FCL : Full Container Loaded yaitu jenis pengiriman barang dengan menggunakan container. Walaupun quantity barang tersebut lebih pantas dengan mode LCL, tetapi jika shipper mengirimkan barangnya dengan menggunakan container maka jenis pengiriman ini disebut dengan FCL. Pengiriman barang dengan mode FCL maka kita harus mendatangkan container ke Gudang kita untuk process stuffing (proses pemuatan barang). Setelah stuffing selesai, container itu kita segel dan kita kirimkan ke Tempat Penumpukan Peti Kemas di pelabuhan. Proses bagaimana cara mendatangkan container ke gudang kita akan di jelaskan pada bab yang lain.

CFS : Container Freight Station yaitu mode pengiriman dari Gudang LCL Negara asal sampai ke Gudang LCL Negara tujuan. CFS-CFS menandakan bahwa mode pengiriman barang tersebut dengan cara LCL.

CY : Container Yard yaitu mode pengiriman dari Tempat Penumpukan Peti Kemas Negara asal sampai ke Tempat Penumpukan Peti Kemas Negara tujuan. CY-CY menandakan mode pengiriman barang tersebut secara FCL.

Vessel : Kapal

Feeder Vessel : Kapal pengangkut container dengan kapasitas kecil yang mengangkut container dari pelabuhan muat menuju pelabuhan transit untuk di pindah ke Mother Vessel. Contoh : dari Tg. Priok menuju ke Singapore atau Hongkong….dsb

Mother Vessel : Kapal pengangkut dengan kapasitas besar yang mengangkut container dari pelabuhan transit menuju pelabuhan tujuan.Catatan : Jika pengiriman barang dari pelabuhan muat (misalnya : Tg. Priok, Jakarta ) menuju pelabuhan bongkar (misalnya : Busan, Korea) dengan menggunakan 1 Kapal saja maka tidak ada istilah Feeder Vessel dan Mother Vessel. Istilah Feeder Vessel dan Mother Vessel jika pengiriman barang dari pelabuhan muat ke pelabuhan bongkar tersebut menggalami pergantian kapal. Misalnya : Pelabuhan muat Tg. Priok dan Pelabuhan bongkarnya Los Angeles, California. Sementara route pengiriman itu melalui Jakarta – Singapore menggunakan Kapal YM Glory dan Singapore – Los Angeles, CA mengunakan Kapal Hanjin Sao Paulo. Maka Feeder Vessel nya adalah YM Glory dan Mother Vesselnya adalah Hanjin Sao Paulo.

Voyage : Nomor Keberangkatan Kapal yang biasa disingkat dengan V. atau Voy.. Nomor keberangkatan harus selalu ada dibelakang nama Kapal. Contoh : YM Glory V. 23 artinya Nama Kapal YM Glory dengan nomor keberangkatan kapal (Voyage) 23.

ETD : Estimation Time of Departure adalah perkiraan waktu keberangkatan Kapal.

ETA : Estimation Time of Arrival adalah perkiraan waktu kedatangan Kapal

Bill Of Lading : atau biasa di singkat dengan B/L, arti sederhananya adalah Konosemen atau bukti pengiriman barang dan pengambilan barang. Form Bill Of Lading itu sendiri harus sudah mendapatkan legalitas dari dunia International sebagai alat / bukti pengiriman dan pengambilan barang export / import. Didalam Bill of Lading memuat data2 Shipper, Consignee, Notify Party, Vessel & Voy. No., Shipping Marks & Numbers, Description of Goods, GW, NW, Measurement, POD, POL, Destination

P.O.L : Port Of Loading = Pelabuhan Muat

P.O.D : Port Of Discharge = Pelabuhan Bongkar

Packing List : Daftar Rincian barang secara mendetail yang berisikan nama Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel & Voy, Dimensi Barang, Gross Weight dan Net Weight per Item barang maupun total keseluruhan, Jumlah barang.

Commercial Invoice : Daftar rincian barang mendetail yang berisikan nama Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel & Voy, Nilai Invoice per Item barang maupun total keseluruhan, Jumlah barang.

F.O.B : Free On Board. Metode Pembayaran di pelabuhan bongkar baik itu Harga Barang (Nilai Commercial Invoice), Asuransi (Insurrance) dan Biaya Pengiriman (Freight).

C.I.F : Cost Insurrance & Freight. Metode Pembayaran di Pelabuhan Muat. Artinya, sebelum melakukan pengiriman barang tersebut sudah di lunasi oleh Consignee. Dan biaya asuransi maupun ongkos kirim sudah di bayar oleh Shipper di Pelabuhan Muat.

C.&.F : Cost & Freight. Metode Pembayaran yg tidak jauh berbeda dengan C.I.F, tetapi dalam kasus C & F, pihak Shipper tidak membayar asuransi / tidak mengasuransi kan barang tersebut.

Shipping Schedule : Jadwal Pengapalan. Jadwal ini diterbitkan oleh pihak Shipping Agent. Berisi mengenai ETD Vessel, ETA Vessel di pelabuhan bongkar, mode pengiriman (Cepat atau Lambat), Rute Kapal dan Pelabuhan Transit dan Nama Kapal Pengganti (Jika memang service pengiriman-nya harus menggunakan lebih dari 1 kapal).

Closing Time : Tenggat waktu normal yang di perbolehkan bagi cargo / barang yang masuk ke tempat penimbunan sementara seperti gudang CFS atau UTPK (Unit Tempat Penumpukan Peti Kemas).
Catatan : Tiap-tiap Shipping Schedule selalu mencantumkan tanggal dan waktu closing time. Dan jika cargo masuk ke tempat penimbunan sementara itu melewati dari waktu Closing Time yang telah ditetapkan maka pihak shipper akan dikenakan sanksi / denda.

P.E. : Persetujuan Export. Lembar Persetujuan Export ini bisa diperoleh dan di print sendiri oleh pihak Shipper / EMKL yang memiliki system online (E.D.I = Electronic Data Interchange) setelah pengajuan dokumen2 Export seperti Packing List, Commercial Invoice & PEB di setujui oleh pihak Bea dan Cukai.

P.E.B : Pemberitahuan Export Barang. Pengisian form Pemberitahuan Export Barang di ajukan dengan system online melalui system EDI. Jika pemeriksaan PEB di setujui, maka akan keluar P.E. Adapun data-data yang diisikan saat pengajuan pengisian form PEB adalah semua data-data yang ada di Packing List & Commercial Invoice seperti

EDI Sistem : Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat efisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut. EDI adalah pertukaran data komputer antar aplikasi melintasi batas-batas organisasi, sehingga intervensi manusia atau interpretasi atas data tersebut oleh manusia [RITCHIE 94] dapat ditekan seminimum mungkin. Akibatnya data dalam EDI tentunya harus dalam format terstruktur yang bisa dipahami oleh masing-masing komputer. Salah satu aplikasi penggunaan EDI dalam membantu sistem infrormasi seperti yang dilakukan oleh pemerintah.Dalam jangka panjang, usaha pemerintah untuk meningkatkan cadangan devisa harus didukung oleh kegiatan ekspor. Oleh karena itu, kegiatan ekspor harus digalakkan. Berkaitan dengan hal tersebut, maka pelabuhan, khususnya jasa pelayanan kepabeanan yang berada di pelabuhan, memegang peranan penting untuk menjamin kelancaran arus barang. Sebagai salah satu usaha untuk memperlancar arus barang di pelabuhan diterapkan sistem Electronic Data Interchange ( EDI)

BC 1.1 : Dokumen yang memuat kedatangan kapal. Biasanya diajukan ke bea cukai 2-3 hari sebelum kedatangan kapal.(Inward cargo manifest submitted by shipping line to Customs which inform that there will be vessel arrival.)

BC 1.2 : Dokumen Angkut Lanjut.
(Document made to release import cargo from one Customs area for bonded transport to the next custom area for process of clearance.)

BC 2.0 : Pemberitahuan Import Barang.
(Notice to the Customs of import cargo details .)

BC 2.1 : Pemberitahuan Import Barang Tertentu.
(Notice to the Customs of sea and air express import cargo such as arrival of courier items.)

BC 2.3 : Dokumen Angkut Lanjut (dalam Kawasan Berikat).
(Bonded transport to a bonded storage, similar to BC1.2 but only for the companies operating a bonded storage area.)

BC 3.0 : Pemberitahuan Export Barang.
( Notice to the Customs of export details.)

Bahandle : Cek fisik oleh kepabeanan untuk komoditas impor.
( Phisic check by Customs of imported commodity.)

BCF 1.5 : Dokumen yg digunakan utk pemindahan kargo untuk OB (over brengen)
(A document for processing cargo removed to OB.)

OB (Over brengen) : Pemindahan secara paksa terhadap barang impor karena gagal melakukan
proses kepabeanan tepat waktu.
( Forcible removal of the import cargo for failing timely clearance.)

Certificate of Insurance : Sertifikat Asuransi.
(Certificate of import cargo insurance.)

EDI : Transmisi data terstruktur antara organisasi dengan cara elektronik.
( Electronic Data Interchange.)

FIAT : Proses untuk ttd dokumen impor.
( Process for signing the release paper for cleared goods.)

LHP : Laporan Hasil Pemeriksaan.
(Inspection report after the physic check.)

PENDOC: Penerimaan Dokumen.
( The custom department for receiving the import clearance applications.)

PFPD : Pejabat Fungsional Pemeriksa Dokumen.
(The custom department checking import clearance applications in Pendoc.)

PIB : Pemberitahuan Impor Barang.
( Import cargo details including HS number and this works as the import duty calculation base.)

PNBP : Penerimaan Negara Bukan Pajak.
(Non tax state levies.)

POSTEL : Pos & Telekomunikasi.
(Import permit for certain electronic goods.)

PPH : Pajak Pertambahan Hasil.
(Withholding Tax.)

PPN : Pajak Pertambahan Nilai.
( Value Added Tax.)

SKB : Surat Keterangan Bebas (PPH / PPN).
(VAT and Withholding Tax exemption certificate.)

SPJK (M, H) : Surat Persetujuan Jalur Kuning (Merah , Hijau).
(Yellow (Red, Green) channel order.)
SPJM : Surat Pemberitahuan Jalur Merah

SPPB : Surat Persetujuan Pengeluaran Barang.
(Cargo exit order.)

SSPCP : Surat Setoran Pabean, Cukai, dan Pajak.
(Duty payment order.)

TPS : Tempat Penimbunan Sementara.
(A temporary warehouse for import cargo.)

Warehouse AIRIN : Gudang sementara di Jakarta.
(Name of a temporarary warehouse in Jakarta.)

Surat Tugas : duty assignment for clearing personnel.
(duty assignment for clearing personnel.)

Surat Kuasa : power of attorney for handling the custom clearance.
EMKL : Ekspedisi Muatan Kapal Laut

ISTILAH-ISTILAH UMUM UNTUK EKSPOR

Istilah-Istilah yang meungkin bisa bermanfaat sebagai panduan mengetahui istilah ekspor yang sering digunakan…

  1. Shipper adalah nama lain dari exporter atau pengirim barang. Istilah shipper ini akan selalu di pakai sebagai pengganti kata exporter / pengirim barang./ penjual.
  2. Consignee adalah nama lain dari importer atau penerima barang. Istilah ini akan selalu dipakai sebagai pengganti kata importer / penerima barang / pembeli.
  3. Notify Party adalah pihak ketiga selain Consignee yang mengetahui adanya sebuah pengiriman barang.
  4. Vessel adalah Kapal
  5. Voyage / Voy. Adalah nomor pengapalan
  6. Shipping Marks & Numbers adalah keterangan yang tertera atau tertulis dalam kemasan barang
  7. Descriptions of Goods adalah deskripsi barang
  8. Gross Weight / G.W. adalah berat kotor barang
  9. Net Weight / N.W. adalah berat bersih barang tanpa kemasan
  10. Shipping Schedule adalah Schedule Keberangkatan Kapal / Pesawat
  11. Warehouse adalah Gudang tempat penumpukan barang yang dikirim dengan tidak menggunakan container
  12. UTPK adalah Unit Tempat Penumpukan Peti Kemas
  13. DEPO adalah tempat penumpukan container kosong
  14. Delivery Order / DO adalah Surat yang diterbitkan pihak shipping atau forwarder kepada shipper sebagai tanda bukti pengambilan container kosong dan atau tanda bukti pengiriman barang dari gudang shipper ke UTPK atau Warehouse.
  15. Stuffing / Loading adalah proses pemuatan barang export kedalam container atau truck angkutan (berlaku untuk kegiatan export).
  16. UnStuffing / Unloading adalah proses pembongkaran dari dalam container atau truck angkutan (berlaku untuk kegiatan import)
  17. Feeder Vessel adalah Kapal pengangkut dari pelabuhan muat ke pelabuhan transit. Jenis kapal ini kecil hanya muat untuk mengangkut 3000an kontainer
  18. Mother Vessel adalah Kapal pengangkut / kapal besar yang mengangkut muatan dari pelabuhan transit ke pelabuhan tujuan diseluruh penjuru dunia
  19. Open Stack ( O/S ) adalah waktu dibukanya container / barang boleh di tempatkan di UTPK atau warehouse
  20. Closing Time ( C/T ) adalah waktu ditutupnya pemasukan / penumpukan barang di UTPK atau warehouse.
  21. ETD adalah Estimated Time of Departure yaitu Waktu Perkiraan Keberangkatan Kapal / Pesawat dari pelabuhan muat
  22. ETA adalah Estimated Time of Arrival yaitu Waktu Perkiraan Kedatangan Kapal / Pesawat
  23. LCL adalah Less than Container Loaded yaitu system pengiriman barang tanpa menggunakan container atau dengan kata lain pengiriman barang yang kapasitasnya dibawah standar kapasitas muat container.
  24. FCL adalah Full Container Loaded yaitu Pengiriman Barang dengan Menggunakan Kontainer.
  25. Part Of Shipment adalah Pengiriman Barang menggunakan 1 kontainer dimana didalam container tersebut terdiri dari berapa nama shipper namun dengan tujuan satu Consignee.
  26. Dry Container adalah container kering / standar yang digunakan untuk mengirim barang2 biasa yang tidak berbahaya dan bukan merupakan barang gas atau cair. COntohnya mebel, handicraft, garment, …etc
  27. Reefer Container adalah container yang memiliki pengatur suhu. Biasa digunakan untuk pengiriman produk makanan seperti Ikan hidup, Udang Hidup, buah-buahan, sayur-sayuran..dll
  28. Open Top Container adalah Kontainer yang bagian atasnya bisa dibuka / terbuka. Kontainer ini dgunakan untuk pengiriman barang yang tingginya melebihi standar ketinggian container DRY.
  29. Flat Rack Container adalah container yang bagian samping kanan dan kirinya terbuka. Kontainer ini digunakan untuk memuat barang yang lebarnya melebihi standar lebar container DRY.
  30. Space adalah tempat yang tersedia didalam kapal
  31. Booking adalah istilah untuk pemesanan tempat
  32. Shipping Instructions adalah surat pengajuan pengiriman barang yang diterbitkan oleh shipper
  33. Ocean Freigh ( O/F ) adalah biaya pengiriman barang dengan menggunakan kapal laut
  34. Air Freight ( A/F ) adalah biaya pengiriman barang dengan menggunakan pesawat
  35. F.O.B adalah Free On Board adalah system pembelian barang dimana semua biaya Pengiriman atau O/F , Asuransi dan harga barang dibayarkan setelah kapal sampai atau di pelabuan bongkar
  36. C.I.F adalah Cost Insurance & Freight adalah system pembelian barang dimana Biaya Pengiriman, Asuransi dan Harga barang dibayarkan sebelum kapal berangkat / di pelabuhan muat
  37. C & F adalah Cost and Freight adalah system pembelian barang dimana Biaya Pengiriman dan Harga Barang di bayarkan di pelabuhan muat namun asuransi menjadi tanggungan Penerima Barang.
  38. Freight Prepaid adalah Sistem pembayaran biaya pengiriman barang di pelabuhan muat
  39. Freight Collect adalah Sistem pembayaran biaya pengiriman barang di pelabuhan bongkar
  40. Bill Of Lading atau B/L adalah Surat / Dokumen yang diterbitkan oleh Shipping Line / Freight Forwarder untuk setiap pengiriman barang Export. Bill Of Lading ini di terbitkan pada tanggal keberangkatan Kapal. Bill Of Lading ini nantinya akan diberikan kepada consignee untuk mengambil barang di tempat tujuan (pengambilan import). Fungsi dari Bill Of Lading ini sangat banyak. Selain sebagai bukti pengambilan barang di tujuan, juga dilampirkan dalam proses pembuatan COO.
  41. Air Way Bill / AWB fungsi dan kegunaannya adalah sama dengan Bill Of Lading. Namun AWB ini khusus untuk pengiriman barang via Udara.
  42. Certificate of Origin adalah Sertifikat Asal Barang. Diterbitkan oleh DISPERINDAG kepada exporter. Kegunaannya adalah sebagai bukti keaslian barang dari Negara Asal yang tertera  pada Bill Of Lading
  43. Packing List adalah Daftar Sistem Pengepakan. Packing List ini diterbitkan oleh setiap exporter setiap kali akan export. Data2 Packing List inilah yang akan di muat pada Bill of Lading maupun AirWayBill. Packing List berisikan data2 Nama dan alamat Shipper, Nama dan Alamat Consignee, Nama dan Alamat Notify Party (jika ada), Nama Barang, Jumlah dan Jenis Kemasan, Jumlah barang, Berat Bersih / Net Weight, Berat Kotor / Gross Weight, Kubikasi, Shipping Marks & Numbers / Keterangan yang tertulis pada kemasan, Nama Vessel, Pelabuhan Muat, Pelabuhan Bongkar.
  44. Comemrcial Invoice adalah Daftar Nilai / Harga Barang yang tercantum dalam Packing List. Commercial Invoice ini berisikan nilai barang per item dan total nilai barang. Bill Of Lading, Packing List dan Commercial Invoice adalah bagian yang tidak terpisahkan dalam proses Export dan Import atau bisa dikatakan ketiga dokumen ini adalah 1 set dokumen Export / Import.
  45. P.O.L adalah Port Of Loading yaitu Pelabuhan Muat
  46. P.O.D adalah Port of Discharge yaitu Pelabuhan Bongkar
  47. Place of Delivery yaitu Tujuan akhir Pengiriman Barang
  48. Place of Receipt yaitu Tempat Penerimaan Barang
  49. Customs Clearance adalah proses administrasi pengiriman dan atau pengeluaran barang ke / dari Pelabuhan muat / Bongkar yang berhubungan dengan Kepabeanan dan administrasi pemerintahan.
  50. Measurement / Cubication / CBM adalah ukuran kubikasi suatu barang export baik itu. Perhitungan Kubikasi ini sangat penting dikuasai oleh para exporter untuk menentukan jenis pengirimannya. Apakah menggunakan Kontainer 20ft, 40ft,40HQ atau 45ft. Atau apabila menggunakan truck apakah akan dikirimkan dengan menggunakan truck tronton, truck angkel, truck box / diesel atau truck built up.

Contoh :

Shipper berada di Cirebon ingin mengirim barang ke Dallas, TX USA. Maka :

Place Of Receipt adalah Cirebon

P.O.L nya adalah Tg. Priok, Jakarta

P.O.D nya adalah salah satu Pelabuhan di East Coast atau West Coast USA(tergantung service dari Shipping Line). Contoh salah satu pelabuhan West Coast USA adalah Los Angeles CA.